Office de Tourisme de Blaye (Gironde, Nouvelle-Aquitaine) : lier les différents outils qualité entre eux
Géraldine Matrat, Responsable Qualité de l’Office de Tourisme de Blaye
Lors de notre dernier audit Qualité tourisme nous avons renouvelé notre marque. Cependant l’auditrice nous a fait remarquer qu’il manquait des liens réels entre nos différents documents.
En effet nous faisions des réunions avec des comptes rendus, nous modifions des documents comme des fiches procédures tout en suivant un plan d’actions mais nous ne parvenions pas à lier ces éléments entre eux de façon claire…
Nous avons donc testé plusieurs logiciel de gestion de projets mais il manquait toujours un élément. Alors Nicolas Monseigne, notre directeur rencontre Joëlle et Franck à Pau et nous dit :”On devrait peut-être se rapprocher d’eux car ils travaillent avec la MONA et on n’est pas loin d’arriver à une solution complète…”.
Aussitôt dit aussitôt fait ! Avec Joëlle, on cherche un moyen de mettre tous nos documents qualité sur cet outil.
Aujourd’hui nous avons donc sur AnCodea notre plan d’actions, de communication et de promotion lisible par l’ensemble des collaborateurs et qui peut être modifié au fur et à mesure de l’année avec l’avancée en temps réel de nos actions, nos ToDo List qui permettent à chacun de gérer ses réunions de travail en fonction des missions données par la direction avec une deadline et des rappels (bientôt) par mail, et surtout un cahier de liaison et un cahier d’incidents qui peuvent être remplis et lus par tout le monde. Avec un seul outil nous gérons le fonctionnement de la structure en partant de la convention d’objectifs signée avec la Communauté de communes jusqu’à la modification de procédure jointe au plan d’actions. On peut tout faire avec tout le monde ou avec chacun et le responsable qualité peut relier les incidents au plan d’actions, aux ToDo List et avoir un véritable suivi de sa démarche.
La qualité pour nous est un mode de fonctionnement : on en fait sans le savoir. La mise en place des modules Cahier de liaison et d’incidents ont permis aux collaborateurs de s’approprier le plan d’actions et une méthode de travail avec les ToDo List en restant toujours sur le même outil.
Joëlle et Franck ont répondu à nos attentes avec rapidité et efficacité. Cette année nous repassons la marque et je crois que nous sommes prêts !